Kurumsal Hafıza-VII
This post has already been read 632 times!
Kurumsal Belleği Oluşturan Önemli Kayıtlar ???
Merhaba ayselevran@ttmail.com, aevran@etsgelisim.com paylaşım dostları
“Kurumsal Hafıza” kapsamında başlattığımız yolculuğumuzun önceki duraklarında bu konuda paylaşım başlatmanın gerekçesi ile birlikte kurumsal hafızanın, belleğin tanımı, bilgi kaynağı, en değerli bilgi kaynağı kurumsal hafıza, dijital ortamda kurumsal belleğin yönetilmesi, kurumsal bellek ve kayıt yönetimi, kayıtların depolanmasına dair paylaşımlarda bulunmaya çalıştık.
Bu durakta “Kurumsal Belleği Oluşturan Önemli Kayıtlar” odaklı zihin jimnastiği yapılmasına ne dersiniz?
Kurumsal belleği oluşturan en önemli kayıtlar genellikle işlem raporları ve kuruluşun gerçekleştirdiği faaliyetlerin ve işlemlerin özetleridir. Bu tür faaliyet raporları genellikle diğer tüm bilgilerin temeli olabilir.
Bu kayıtları şunları içerebilir :
tasarım – üretim – tedarik satınalma – personel vb süreçlerin kayıtları, işleyiş akışı
karar alma organının kayıtları,
belirli kararlarla ilgili e-posta mesajları
telefon kayıtları veya notlar;
tartışma notları
Bu kayıt türlerinin her birinin değer açısından incelenmesi gerekir. Bazıları tarihsel değere sahip olabilir, örneğin yönetim kurulu veya icra kurulu başkanı tarafından kabul edilen resmi bir eylemin kaydı gibi kalıcı olarak saklanması gerekebilir.
İdari amaçlar için, kararın nasıl alındığına dair bir soru olması durumunda ilgili kayıtların birkaç yıl tutulması gerekebilir.
Kayıt altına alınan belgelerin öğrenmek için mükemmel bir kaynak olacağı bir gerçektir. Zaman geçtikçe gereksinimler değişebilir, bu nedenle bir belgeyi neden saklamak için bir karar verildiğini, ne zaman verildiğini ve neden bir kaydın kalıcı hale getirilmesine ve diğerinin kısa bir süre için tutulmasına karar verildiğini belgelemek önemlidir. Koşullar değiştikçe, belgelerin saklanma süresi de değiştirilebilir.
Kurumsal belleği yönetmek için iyi bir sistem değişimle baş edebilmelidir. Bir kuruluş başka biriyle birleştirilebilir veya kendisini tamamen yeniden düzenleyebilir. Bir zamanlar önemsiz görünen bir proje daha sonra dönüşebilir.
Kurumsal bellek yöneticisi ve kurumsal bellek sisteminin amacı, kullanıcıyı bilgiye olabildiğince yaklaştırmaktır. Kayıtların sağlıklı depolanması ve erişilebilir olması için elektronik ortamda bilginin işaretlenmesi gündeme gelmektedir.
Gelecek durakta ” Elektronik Ortamda Bilginin İşaretlenmesi “ ile yolculuğumuzu sürdürebilmek dileğiyle;
Sevgiyle ve huzurla huzurda kalın
Aysel Evran
ayselevran@ttmail.com; aevran@etsgelisim.com ; www.ayselevran.com, www.etsgelisim.com
BİR FULARLIK FARK!®
İle
MASADAN SAHAYA
Devlet Siyaset Aile Şirket Ülke Üniversite Toplum Birey
YÖNETİMİ®
