Dijital İletişim – V

This post has already been read 1171 times!

Elektronik Kayıtların Arşivleme Kuralları????

Merhaba ayselevran@ttmail.com, aevran@etsgelisim.com paylaşım dostları;

Dijital İletişim kapsamında başlattığımız paylaşım dizisinin önceki duraklarında dijital iletişim sağladığı kolaylıkların yanı sıra getirdiği riskler, iletişimin yeni yüzü ve kuralları, dijital iletişim kurallarının yapı taşları, e-posta ile gelen elektronik iletişim kuralları, etkin elektronik kayıt, saklama ve risk yönetimine dair paylaşımlarda bulunmaya  çalıştık

Bu durakta “Elektronik Kayıtların Arşivleme Kuralları”  odaklı zihin jimnastiği yapılmasına ne dersiniz?

Küresel şirketlerin elektronik platformda oluşturdukları kayıtları arşivlemek adına ciddi ölçeklerde yatırımlar yaptığını görüyoruz, arşivlemeyi sağlayan yatırımların sağlıklı ve ulaşılabilir şekilde yapılması için;

Arşivleme kurallarının farklı uzmanlık alanlarından katılımcılar ve karar vericiler ile belirlenmesi.

Arşivlemeyi sağlayacak ve sürdürebilecek doğru araçların analiz edilmesi, fayda – maliyet penceresinden bu araçların netleştirilmesi.

Ve en doğal olarak kullanılacak en iyi uygulamaların belirlenmesi vb çalışmaların tamamlanmasında fayda var. Bu çalışmalar yapılırken belirlenecek arşiv kuralları, araçları ve uygulamalarında E-posta ve diğer elektronik olarak oluşturulan, edinilen ve depolanan bilgilerin etkisinin derinlemesine gözden geçirilmesi gerekmektedir.

Özellikle gerçekleştirilen işlerde, transferlerde, üretilen belgelerde elektronik sürecin payı çok iyi analiz edilmelidir. Bazı şirketlerde bugünün koşullarında şirketler tarafından üretilen ve edinilen iş belgelerinin yüzde 90’ının elektronik belgelere ve işlemlere dayandığını kolaylıkla ifade etmek mümkündür.

 Kurumsal e-posta kullanıcılarının her geçen gün bir önceki sayıları katlayarak arttığını net olarak görebiliyoruz.  Kullanıcı sayısı kadar e-postalar aracılığıyla çalışanların büyük bir kısmının zamanlarının büyük payını harcamaktadırlar. Bazı kilit noktalardaki personelin zaman planına elektronik postaları okumaları, cevaplamaları ve-ya kendilerinin yeniden elektronik posta okuma adına harcadıkları zamanlara baktığımızda işin rengi rahatlıkla ortaya çıkmaktadır.

Elektronik arşivlemenin boyutu saklanan verilerin büyüklüklerinin terabaytlar ile ifade edilmesinden de anlayabiliyoruz. Rakamlara bakıldığında elektronik arşivleme faaliyetlerinin stratejik ölçekte değerlendirilmesi gerekiyor. Çünkü; kuruluşlar elektronik kayıtlarının doğru, güvenilir ve dolayısıyla yasal olarak uyumlu olduğunu, oluşturulduktan yıllar sonra kanıtlayabilme durumunda kalabilirler. Bu olgu aslında E-posta iş kayıtlarının etkin yönetimini gündeme getirmektedir.

Gelecek durakta “E-posta iş kayıtlarının etkin yönetimi”  ile yolculuğumuzu sürdürebilmek dileğiyle;

 Sevgiyle ve huzurla huzurda kalın

Aysel Evran

ayselevran@ttmail.com; aevran@etsgelisim.com ; www.ayselevran.com, www.etsgelisim.com

BİR FULARLIK FARK!®

İle

MASADAN SAHAYA

Devlet Siyaset Aile Şirket Ülke Üniversite Toplum Birey

YÖNETİMİ®