Dijital İletişim – IV

This post has already been read 1271 times!

Etkin Elektronik Kayıt, Saklama ve Risk Yönetimi????

Merhaba ayselevran@ttmail.com, aevran@etsgelisim.com paylaşım dostları;

“Dijital İletişim” kapsamında başlattığımız paylaşım dizisinin önceki duraklarında dijital iletişim sağladığı kolaylıkların yanı sıra getirdiği riskler, iletişimin yeni yüzü ve kuralları, dijital iletişim kurallarının yapı taşları, e-posta ile gelen elektronik iletişim kurallarına dair paylaşımlarda bulunmaya  çalıştık

Bu durakta “Etkin Elektronik Kayıt, Saklama ve Risk Yönetimi” odaklı zihin jimnastiği yapılmasına ne dersiniz?

Organizasyonlarda, işletmelerde ve tüm kuruluşlarda etkili elektronik kayıt – saklama ve risk yönetimi adına izlenmesi gereken yol haritası :

Kapsamlı elektronik iş iletişimi ve elektronik risk yönetimi planlarının katılımcı olarak hazırlanması

Hazırlanacak planlarda korunması, üretimi ve tasfiyesi yapılacak kayıtların belirlenmesi ve bu kapsamda politikalar, prosedürler ve kuralların oluşturulması

Şirket genelinde ve özelde de departman bazında net bir kayıt- saklama tanımlamasının yapılması

Faaliyet gösterilen ülkelerin mahkemeleri ile hükümet ve sanayi düzenleyicileri tarafından uygulanan veri üretim, saklama kuralarının öğrenilmesi

Şirketin “işletme veri kaydı” tanımını tüm çalışanlara açık ve tutarlı bir şekilde iletilmesi.

Çalışanların iş açısından kritik e-posta ile önemsiz kayıtlar arasındaki farkı bildiğinden emin olunması ve kayıtların korunması, kayıtların silinmesi ve gelen kutularının ve şirketin arşivlerinin potansiyel riskli olmasını önleme konusunda varsa bireysel rollerin anlaşılması için kişisel ve işle ilgili olmayan e-posta mesajların ve eklerinin alıkonulmasını ve elden çıkarılmasını düzenleyen yazılı kurallar, politikalar ve prosedürlerin oluşturulması ve kesinlikte uygulanması

Güvenilir, gerçek zamanlı arşivleme teknolojisinden yararlanıılması

Otomatik arşivleme araçları ile, gelen, giden ve dahili e-posta iletilerinin ve eklerinin otomatik olarak yakalanmasını, dizine eklenmesini ve hızlı aramayı kolaylaştıran, yasal olarak uyumlu ve kurcalamaya dayanıklı bir ortamda saklanmasının sağlanması

Resmi bir saklama politikasının ve yazılı silme programının oluşturulması ve bunlara sıkı sıkıya bağlı kalınması

Gelecek durakta “Elektronik Kayıtların Arşivleme Kuralları”  ile yolculuğumuzu sürdürebilmek dileğiyle;

 Sevgiyle ve huzurla huzurda kalın

Aysel Evran

ayselevran@ttmail.com; aevran@etsgelisim.com ; www.ayselevran.com, www.etsgelisim.com

BİR FULARLIK FARK!®

İle

MASADAN SAHAYA

Devlet Siyaset Aile Şirket Ülke Üniversite Toplum Birey

YÖNETİMİ®